OTOMATISASI PERKANTORAN

PENGERTIAN

OA(Office Automation) mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun diluar  perusahaan. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen). Konsep OA hampir sama dengan konsep CBIS linnya, yang membedakan OA dengan CBIS (Computer Based Information System) lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik lisan maupun tertulisdalam suati organisasi perkantoran.

Otomatisasi perkantoran digunakan oleh semua orang yang berkerja dalam kantor. Yang meliputi Manajer, Profesional, sekretaris, Employer, dll

KONSEP-KONSEP PENTING DALAM OTOMATISASI PERKANTORAN

1.      Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2.      OA berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu (IOAS – integrated office automationsystem).

3.      OA memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4.      OA sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

CONTOH APLIKASI-APLIKASI OA DIANTARANYA :

·         Word Processing                            : untuk membuat dokumen ketik atau cetak

·         E-Mail                                            : Surat Elektronik

·         Voice Mail                                     : Pesan Elektronik berbentuk suara

·         Video dan Audio Conference

·         Mensin Fax

·         Sharing Printer

·         dll

KELEBIHAN PENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN  :

1.         Meningkatkan Produktifitas Kerja

2.         Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga

3.         Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat

4.         Dll

KERUGIAN APENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN  :

1.         Menjadi Ketergantungan akan teknologi

2.         Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA

3.         Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia.

4.         dll